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Rechtliche Anforderungen an den Versand von Newsletter mit Blick auf den Datenschutz

Newsletter sind ein effizientes Mittel der direkten Kundenansprache und um mit seinen Kunden in Kontakt zu bleiben. Es gilt jedoch beim Versand einige rechtliche Vorschriften zu beachten, damit eine Nachricht nicht als Spam qualifiziert wird und gegen den Datenschutz verstösst.

Es ist heute allgemein bekannt, dass das Versenden von Newsletter ohne Einwilligung unzulässig ist und grundsätzlich als «Spam» betrachtet wird. In der Praxis herrscht öfters die Meinung, dass bereits bestehende Kundenadressen grundsätzlich uneingeschränkt für jede Art von Werbezwecken verwendet werden dürfen. Dies ist nicht der Fall. Es gilt ebenfalls zu beachten, dass der Begriff Werbung sehr weit gefasst ist. Dies bedeutet, dass im Geschäftsverkehr im Grundsatz jede Kommunikation, welche nicht individuell auf den Kunden bezogen ist, als Werbung zu betrachten ist.

Die wichtigsten gesetzlichen Regelungen im Zusammenhang mit dem Versand von Newsletter sind im Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (Art. 3 lit. o UWG) und im Datenschutzgesetz zu finden.

Einwilligung des Empfängers

Es ist angezeigt, vor jedem erstmaligen Versand eines Newsletters eine Einwilligung einzuholen. Aus Datenschutzgründen ist ein Double-Opt-In-Verfahren nicht nur zu empfehlen, sondern im Hinblick auf die DSGVO (bei Versand in den EU-Raum) sogar notwendig. Nur durch ein Double-Opt-In-Verfahren erfolgt eine aktive Einwilligung zum Empfang von Newsletter, welche die Anforderungen gemäss DSGVO erfüllt. Zudem muss jeder Newsletter einen deutlichen Hinweis auf die Abmeldemöglichkeit beinhalten, damit die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.

Für den Fall, dass Sie bei bestehenden Kunden bzw. Adressaten die Einwilligung bei der ersten Datenerfassung nicht eingeholt haben, kann das Gesetz eine Ausnahme vorsehen. Der Versand wäre zulässig, sofern:

  • der Nutzung des Newsletter-Service durch den Empfänger jederzeit widersprochen werden kann und eine Möglichkeit zur Abmeldung besteht;
  • die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens erhalten wurde;
  • dem Empfänger nur Informationen zu vergleichbaren Produkten oder Dienstleistungen zugestellt wurden; 
  • der Empfänger bereits zum Kundenstamm des Unternehmens gehört.

Transparenz bei der Datenbearbeitung

Aus datenschutzrechtlicher Optik ist eine Einwilligung zur Speicherung und Verwendung der Kontaktdaten in jedem Fall notwendig. Dies ist ebenfalls bei Daten aus bestehenden Kundenkarteien zu prüfen. Insbesondere gilt es dabei zu prüfen, ob die Bearbeitung der Daten zum Zweck des Versandes eines Newsletters zulässig ist. Eine Einwilligung zur Datenbearbeitung, welche sich aus der bestehenden Kundendatenbank ergibt, bedeutet nicht automatisch, dass diese auch für den Newsletter verwendet werden darf. Es ist deshalb im Zweifelsfall eine entsprechende Prüfung vorzunehmen.

Sofern Sie für den Newsletter Personendaten sammeln, sind die anwendbaren Datenschutzgrundsätze zu beachten. Es ist dabei transparent über den Zweck der Bearbeitung der Personendaten zu informieren und es muss ein Rechtfertigungsgrund für die Bearbeitung vorhanden sein. In vielen Fällen liegt eine explizite Einwilligung vor, so dass sich der Rechtfertigungsgrund meistens durch diese Einwilligung ergibt.

Für weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem Claudio Haufgartner, Ressortleiter Bereich Arbeitgeberpolitik zur Verfügung, Tel. 044 384 42 26.

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