Elektronische Lohnabrechnung :: Swissmem - Der Werk- und Denkplatz Schweiz

Elektronische Lohnabrechnung

Von: Jan Krejci, Ressortleiter Arbeitgeberpolitik

13.12.18

Im Rahmen der Digitalisierung machen sich Unternehmen Gedanken zur Optimierung interner Prozesse. Diese Überlegungen betreffen auch Abläufe im Personalbereich. Es werden deshalb vermehrt Fragen gestellt, was bei der elektronischen Lohnabrechnung zu berücksichtigen ist.

Das Gesetz sieht vor, dass dem Arbeitnehmer eine schriftliche Lohnabrechnung abzugeben ist (Art. 323b OR). Diese muss aber vom Arbeitgeber nicht eigenhändig unterzeichnet werden. In welcher Regelmässigkeit die Abrechnung zu erfolgen hat, ist dem Gesetz nicht zu entnehmen. In der Regel erfolgt sie monatlich. Soweit nicht besondere Umstände vorliegen oder sich der Lohn oder die Zulagen nicht ändern, sollten aber auch längere Zeitabstände zulässig sein. Zu beachten ist, dass das Dokument klar und vollständig sein muss. So sollten zum Beispiel der Brutto- und der Nettolohn, alle Zulagen und Abzüge einzeln sowie ein allfälliger Vorbehalt ersichtlich sein.

 

Elektronischer Versand zulässig

 

In der Regel erfolgt der Versand immer noch per Post. Ein elektronischer Versand der Lohnabrechnung per E-Mail ist aber gesetzlich zulässig. Aus Datenschutzgründen ist dabei auf eine sichere und verschlüsselte Übermittlung zu achten. Soweit der Arbeitnehmer das wünscht und die Papierform bevorzugt, kann er sich die Lohnabrechnung im Büro ausdrucken lassen.

 

Aufgrund seiner Treuepflicht hat der Arbeitnehmer die berechtigten Interessen des Arbeitgebers in guter Treue zu wahren. Darunter fällt auch die Pflicht des Mitarbeiters, nach Möglichkeit bei der Reduktion von Betriebskosten mitzuwirken. Durch das Verwenden eines elektronischen Versands fällt der physische Versandprozesse weg, wodurch Zeit und Kosten gespart werden können. Der Arbeitgeber kann deshalb eine elektronische Übermittlung auch anordnen oder eine Registrierung bei einer internen oder externen Plattform und das Aufschalten der Lohnabrechnung auf dieser Plattform verlangen, soweit der Datenschutz gewährleistet bleibt.

 

Für weitere Fragen steht Mitgliedsfirmen von Swissmem Jan Krejci, Ressortleiter Arbeitgeberpolitik (j.krejcianti spam bot@swissmemanti spam bot.ch), gerne zur Verfügung.