La loi prévoit la remise d’un décompte de salaire écrit au collaborateur (art. 323b CO). Néanmoins, l'employeur n'est pas obligé de le signer personnellement. La loi ne se prononce pas sur la régularité avec laquelle le décompte doit être effectué. Généralement, il est remis mensuellement. Pour autant qu’il n’y ait pas de circonstances particulières ou que le salaire ou les allocations ne changent pas, des délais plus longs sont également envisageables. Il s’agit de veiller à ce que le document soit clair et complet. Par exemple que le salaire brut et le salaire net, toutes les allocations et déductions ainsi qu’une éventuelle réserve y soient déclarés.
Envoi électronique autorisé
En règle générale, l’envoi a lieu par voie postale. Cependant, l’envoi électronique par e-mail du décompte de salaire est légalement autorisé. Pour des raisons de protection des données, il faut veiller à ce que le transfert soit effectué de façon sécurisée et codée. Si le collaborateur le désire et préfère la solution imprimée, il peut en demander l’impression au bureau.
En vertu de son devoir de fidélité, le collaborateur doit respecter en bonne foi les intérêts justifiés de l’employeur. Ce qui implique aussi l’obligation du collaborateur d’aider à trouver des moyens pour diminuer les coûts d’exploitation. Grâce à l'envoi électronique, le processus de l’envoi physique est éliminé ce qui économise du temps et des coûts. De ce fait, l’employeur peut ordonner un transfert électronique ou l’enregistrement à une plateforme interne ou externe sur laquelle le décompte de salaire sera saisi dans la mesure où la protection des données est respectée.
Pour toute question, Jan Krejci, chef de secteur, Politique patronale, se tient volontiers à la disposition des entreprises membres de Swissmem (j.krejci@swissmem.ch).