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Comment déclarer les frais de formation et de perfectionnement dans le certificat de salaire

Chaque employeur est intéressé à engager des personnes qualifiées et compétentes. Afin que celles-ci puissent toujours évoluer au meilleur niveau, il est indispensable qu'elles suivent régulièrement des cours de perfectionnement. Mais comment déclarer correctement ces frais dans le certificat de salaire ?

La liste suivante permet d'avoir un aperçu sur des situations possibles et les solutions correspondantes.

1. Formation et perfectionnement - la facture est envoyée à l'employeur

L'entreprise offre au collaborateur un cours de perfectionnement. Le collaborateur s'inscrit directement à l'école et reçoit la facture chez lui. Il remplit un formulaire de remboursement des frais destiné à son patron. Toutes les contributions versées en espèces au collaborateur par l'employeur pour des activités de formation et de perfectionnement (y compris frais de voyage et de repas liés au cours) doivent être déclarées sous chiffre 13.3 du certificat de salaire.

2. Formation et perfectionnement - la facture est envoyée à l'employeur (jusqu'à CHF 12'000.-); sans déductions pour le salarié

L'entreprise offre au collaborateur un cours de perfectionnement. Le collaborateur s'inscrit directement à l'école. La facture des cours de CHF 4'000.- est envoyée à l’employeur qui règle directement le montant. Les frais de formation et de perfectionnement versés par l’employeur directement à l’école ne doivent être déclarés qu’à partir d’un montant de CHF 12'000.- par an. Cependant, dès que cette limite sera dépassée, le montant total des frais de formation ou de perfectionnement pour le salarié devra être déclaré sous chiffre 13.3 du certificat de salaire.

3. Formation et perfectionnement - la facture est envoyée à l'employeur (plus de CHF 12'000.-); sans déductions pour le salarié

L'entreprise offre au collaborateur un cours de perfectionnement. Le collaborateur s'inscrit directement à l'école. La facture des cours de CHF 11'000.- est envoyée à l’employeur qui règle directement le montant. Des frais de voyage et de repas supplémentaires de CHF 1'400.- sont accordés au collaborateur pour les cours suivis. Dans ce cas, la limite de CHF 12'000.- est dépassée et le montant total des frais de formation ou de perfectionnement pour le salarié doit être déclaré sous chiffre 13.3 du certificat de salaire.

4. Formation et perfectionnement - cours suivis en cours d'emploi

L’entreprise envoie le collaborateur à un cours en informatique dans le cadre d’une formation en cours d’emploi (cours de langue, séminaire professionnel de plusieurs jours). La facture est émise au nom de l'entreprise et est réglée directement par cette dernière. S'agissant d'une situation typique d'un cours suivi en cours d'emploi, il ne doit pas être déclaré dans le certificat de salaire, indépendamment du montant.

5. Formation et perfectionnement - cours en entreprise

L'employeur organise pour ses collaborateurs un cours de communication dans son entreprise et engage pour cela un intervenant externe. Ce genre de formation ou perfectionnement ne doit pas être déclaré dans le certificat de salaire, indépendamment du montant.

6. Formation et perfectionnement - différents cours suivis pendant une année civile

L'entreprise offre au collaborateur un cours de perfectionnement avec diplôme. En plus, le collaborateur a la possibilité d'obtenir un diplôme de langue. Le collaborateur s'inscrit directement à l'école. La facture est adressée à l'employeur. Ce dernier verse les frais de cours de CHF 12'500.- (perfectionnement) et CHF 2'500.- (diplôme de langue) directement à l'école. Les frais relatifs au diplôme de langue ne doivent pas être déclarés sur le certificat de salaire (cas typique de perfectionnement en cours d'activité). Cependant, les frais liés au cours de perfectionnement avec diplôme doivent être déclarés sous chiffre 13.3 du certificat de salaire.

7. Formation et perfectionnement - la facture est envoyée à l'employeur; déductions pour le salarié

Le collaborateur désire suivre un cours de perfectionnement avec diplôme, coûtant CHF 15'000.-. Comme ce perfectionnement est également dans l'intérêt de l'employeur, celui-ci participe aux frais à raison de 50%. Le collaborateur s'inscrit directement à l'école. La facture est envoyée à l'employeur qui verse l'ensemble des frais du cours à l'école. La part des frais prise en charge par le salarié est déduite de son salaire. L’employeur n’ayant effectivement payé « que » CHF 7'500.- pour le perfectionnement, pas besoin de déclarer ces frais sous chiffre 13.3 du certificat de salaire. Pour un tel cas, le certificat de salaire ne prévoit pas de chiffre correspondant. Afin que l'employé puisse tout de même revendiquer sa part des frais du cours dans sa déclaration d'impôt, sa part devrait être mentionnée dans la rubrique « Observations ». Observations au chiffre 15 : déduction de perfectionnement (désignation du cours) de CHF .....

Pour toute question, Monsieur Marcel Marioni, chef de secteur Politique patronale, (m.marioninoSpam@swissmem.ch) se tient volontiers à votre disposition.