A notre époque, il est possible pour les collaborateurs d’effectuer leur travail en route ou à partir de chez eux à l’aide des technologies de communication mobiles modernes. Toujours plus d’entreprises introduisent cette forme de travail alternative qui encourage la conciliation du métier et de la famille et qui tiennent plus compte des besoins individuels des collaborateurs. Sur le marché du travail, les entreprises qui proposent le Home Office (HO) sont considérées comme modernes et particulièrement intéressantes pour les travailleurs. Aujourd’hui déjà, environ 1/3 des Suisses travaillent pendant une demi-journée à partir de la maison.
Aspects liés au personnel et à l’organisation
Si une entreprise songe à introduire le modèle HO, elle doit dans un premier temps savoir pour quels collaborateurs ce modèle de travail peut être appliqué, si son système d’organisation est adapté en conséquence et qui aimerait profiter de ce mode de travail ? HO exige de la part des collaborateurs d’être disciplinés, organisés et de renoncer en partie à l’échange social avec les collègues au travail. Si le collaborateur souhaite travailler à domicile, cela peut lui conférer une motivation supplémentaire et lui permettre de travailler de manière plus concentrée et productive en raison des interruptions moins fréquentes, ce qui est aussi à l’avantage de l’entreprise. Pour les petites entreprises cependant, l’introduction du modèle HO peut s’avérer compliquée en raison de l’organisation de l’entreprise.
De plus, l'employeur doit décider s’il veut introduire le travail à domicile en tant que modèle de travail fixe et/ou s’il veut accorder cette possibilité à ses collaborateurs uniquement dans des situations particulières. Si pour un nouveau collaborateur le modèle HO constitue une condition essentielle pour accepter l’emploi, il est recommandé de le convenir et régler dans le contrat de travail ou le règlement de l’entreprise. Ceci empêcherait toute modification de contrat ultérieure. Par contre, nous recommandons de proposer le modèle HO uniquement comme possibilité sans engagement pouvant être révoquée à tout moment par l’employeur.
Selon le taux HO, il est judicieux de convenir des échanges réguliers avec les collaborateurs (jour fixe, repas communs etc.). Les entreprises prévoyant d’introduire le modèle HO devraient commencer avec des horaires peu élevés (par exemple 1 jour par semaine ou deux fois par mois) et convenir d'une période d’essai.
Aspects liés à la sécurité des données et à la confidentialité
Le modèle HO n’est pas sans défis au niveau de la protection des données et de la confidentialité: les collaborateurs doivent garantir que ni des membres de leur famille ni d’autres personnes n'ont accès à des informations confidentielles de l’entreprise (fermer à clé les archives et le bureau, coder les mots de passe etc.). Les outils de travail techniques doivent également être pourvus d’une protection des données correspondante (cryptage du réseau, n’utiliser que des appareils appartenant à l'entreprise, entretien régulier des appareils etc.). Il faut s'assurer qu’à la fin du rapport de travail les outils de travail mis à disposition et la documentation de l'entreprise soient immédiatement retournés et que les données éventuellement mémorisées sur les appareils privés soient effacées (de préférence par le personnel informatique de l’entreprise).
Aspects liés aux assurances sociales et à l’imposition
Les citoyens suisses ou de l’UE/AELE travaillant dans une entreprise en Suisse et plus de 25% à domicile dans un pays membre de l’UE/AELE, doivent être soumis au droit de la sécurité sociale de leur pays de résidence. Cela signifie qu’un employeur suisse doit annoncer son collaborateur à la société d’assurance sociale à l’étranger et lui verser les contributions correspondantes. Nous recommandons de diminuer l’horaire HO en conséquence. Dépendant du modèle HO, le « bureau à domicile » du collaborateur peut être considéré comme lieu de travail. Dans ce cas, l’entreprise devrait payer des impôts pour le bénéfice généré à ce lieu de travail. Selon la situation et s’il s’agit de circonstances intercantonales ou internationales, le lieu de travail peut être déterminé sur différents critères. Notamment si le modèle du travail à domicile remplace passagèrement ou durablement la place de travail au siège de l’entreprise, si les activités exercées à domicile font partie des activités commerciales et contribuent considérablement aux performances de l'entreprise, il pourrait être considéré comme lieu de travail. Nous recommandons dans ce cas de s’informer préalablement auprès d’un conseiller fiscal.
Il faut aussi tenir compte des aspects liés aux impôts à la source. Selon la convention de double imposition, le revenu est en principe imposable là où il est réellement généré. Si par exemple un collaborateur travaille 5 jours par mois à son domicile en Allemagne, il doit payer des impôts en Allemagne et l’employeur doit adapter la déduction de l'impôt à la source en conséquence. Pour de plus amples informations, veuillez vous adresser à la division Politique patronale (044 384 41 11). De plus, nous proposons à nos entreprises membres une aide de travail concernant les conventions Home Office.