Page d'accueil Connaissances Ressources humaines Droit du travail Quand une inscription dans un dossier personnel est-elle prescrite ?

Quand une inscription dans un dossier personnel est-elle prescrite ?

Au plus tard lors de l’établissement d’un certificat de travail, les responsables du personnel se demandent si une inscription dans un dossier personnel doit être mentionnée, voire si elle peut être mentionnée. Un avertissement ou un blâme a-t-il une date d’échéance ?

Base légale

Traitement des données personnelles selon l’art. 328b CO

L’art. 328b CO stipule que l’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail.

Joue en l’occurrence un rôle la question de savoir quel est le poids du comportement fautif à l’heure actuelle pour le garder dans le dossier, l’utiliser comme motif de licenciement ou le mentionner dans le certificat de travail. Dans un cas concret, il faut peser le pour et le contre. Un ancien blâme pour de fréquentes pauses cigarette non autorisées n’a plus d’importance pour un collaborateur qui ne fume plus. Un gestionnaire de placements spéculant gravement avec l’argent de l’entreprise doit cependant compter avec une inscription quasiment « à vie ». Son infraction pourrait même justifier un licenciement ainsi qu’une mention dans le certificat de travail.

Le genre et la manière du comportement fautif déterminent la date d’échéance de l’inscription dans le dossier personnel. Plus la violation est grave et plus l’avertissement est actuel, plus les conséquences en tant que motif de licenciement et de mention dans le certificat de travail sont de grande ampleur.

Dans le traitement et la conservation de données sur les travailleurs, il faut observer les dispositions sur la protection des données. Le traitement des données est autorisé sous les conditions de l’art. 328b CO. Si dans un cas particulier l’inscription dans le dossier personnel n’a plus d’importance en ce qui concerne les aptitudes du travailleur, tous les documents y relatifs doivent être détruits. Les faits concrets du cas particulier déterminent le moment de l’élimination. Il n’y a pas de date d’échéance générale pour une inscription dans un dossier personnel.

Le préposé de la Confédération à la protection des données propose un examen régulier des dossiers personnels dans un délai de deux ans. Il recommande de détruire les inscriptions qui n’ont plus d’importance et tous les documents qui lui sont liés.

Marina Rienzo Taormina, cheffe de secteur Politique patronale, se tient volontiers à la disposition des entreprises membres de Swissmem pour toute question (m.rienzonoSpam@swissmem.ch).

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Dernière mise à jour: 14.02.2022