Page d’accueil Connaissances Ressources humaines Droit du travail Quand une inscription dans un dossier personnel est-elle prescrite ?

Quand une inscription dans un dossier personnel est-elle prescrite ?

Au plus tard lors de l’établissement d’un certificat de travail, les responsables du personnel se demandent si une inscription dans un dossier personnel doit ĂȘtre mentionnĂ©e, voire si elle peut ĂȘtre mentionnĂ©e. Un avertissement ou un blĂąme a-t-il une date d’échĂ©ance ?

Base légale

Traitement des donnĂ©es personnelles selon l’art. 328b CO

L’art. 328b CO stipule que l’employeur ne peut traiter des donnĂ©es concernant le travailleur que dans la mesure oĂč ces donnĂ©es portent sur les aptitudes du travailleur Ă  remplir son emploi ou sont nĂ©cessaires Ă  l’exĂ©cution du contrat de travail.

Joue en l’occurrence un rĂŽle la question de savoir quel est le poids du comportement fautif Ă  l’heure actuelle pour le garder dans le dossier, l’utiliser comme motif de licenciement ou le mentionner dans le certificat de travail. Dans un cas concret, il faut peser le pour et le contre. Un ancien blĂąme pour de frĂ©quentes pauses cigarette non autorisĂ©es n’a plus d’importance pour un collaborateur qui ne fume plus. Un gestionnaire de placements spĂ©culant gravement avec l’argent de l’entreprise doit cependant compter avec une inscription quasiment « Ă  vie Â». Son infraction pourrait mĂȘme justifier un licenciement ainsi qu’une mention dans le certificat de travail.

Le genre et la maniĂšre du comportement fautif dĂ©terminent la date d’échĂ©ance de l’inscription dans le dossier personnel. Plus la violation est grave et plus l’avertissement est actuel, plus les consĂ©quences en tant que motif de licenciement et de mention dans le certificat de travail sont de grande ampleur.

Dans le traitement et la conservation de donnĂ©es sur les travailleurs, il faut observer les dispositions sur la protection des donnĂ©es. Le traitement des donnĂ©es est autorisĂ© sous les conditions de l’art. 328b CO. Si dans un cas particulier l’inscription dans le dossier personnel n’a plus d’importance en ce qui concerne les aptitudes du travailleur, tous les documents y relatifs doivent ĂȘtre dĂ©truits. Les faits concrets du cas particulier dĂ©terminent le moment de l’élimination. Il n’y a pas de date d’échĂ©ance gĂ©nĂ©rale pour une inscription dans un dossier personnel.

Le prĂ©posĂ© de la ConfĂ©dĂ©ration Ă  la protection des donnĂ©es propose un examen rĂ©gulier des dossiers personnels dans un dĂ©lai de deux ans. Il recommande de dĂ©truire les inscriptions qui n’ont plus d’importance et tous les documents qui lui sont liĂ©s.

Marina Rienzo Taormina, cheffe de secteur Politique patronale, se tient volontiers Ă  la disposition des entreprises membres de Swissmem pour toute question (m.rienzonoSpam@swissmem.ch).

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DerniĂšre mise Ă  jour: 14.02.2022