Startseite Wissen Personalwesen Arbeitsrecht Wann verfällt ein Eintrag im Personaldossier?

Wann verfällt ein Eintrag im Personaldossier?

Spätestens bei der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses fragen sich Personalverantwortliche, ob ein Eintrag im Personaldossier zu erwähnen sei oder überhaupt erwähnt werden darf. Hat eine Verwarnung oder ein Verweis ein Verfalldatum?

Gesetzliche Grundlage

Bearbeitung von Personendaten nach Art. 328b OR

Art. 328b OR legt fest, dass der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten darf, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind.

Dabei spielt es eine Rolle, wie schwer das Fehlverhalten aus heutiger Sicht wiegt, um es in den Akten stehen zu lassen, als Kündigungsgrund zu verwenden oder im Arbeitszeugnis zu erwähnen. Es ist ein Abwägen im konkreten Fall vorzunehmen. Ein früherer Verweis wegen häufigen unerlaubten Raucherpausen hat bei einem nicht mehr rauchenden Mitarbeiter keine Bedeutung mehr. Ein Anlagemanager, der grobfahrlässig mit Firmengelder spekuliert, muss jedoch mit einem quasi «lebenslänglichen» Eintrag rechnen. Sein Verstoss könnte sogar eine Kündigung rechtfertigen sowie einen Vermerk im Arbeitszeugnis.

Die Art und Weise des Fehlverhaltens bestimmt die Verfallzeit des Eintrags im Personaldossier. Je gravierender der Verstoss und je aktueller die Verwarnung ist, desto weitreichender die Konsequenzen als Kündigungsgrund und als Vermerk im Arbeitszeugnis.

Bei der Bearbeitung und Aufbewahrung von Daten über die Arbeitnehmenden sind die Datenschutzbestimmungen zu beachten. Die Datenverarbeitung ist unter den Bedingungen von Art. 328b OR erlaubt. Ist im Einzelfall der Eintrag im Personaldossier zur Überprüfung der Eignung des Mitarbeiters nicht mehr wichtig, sollten alle dazugehörenden Unterlagen vernichtet werden. Der konkrete Sachverhalt im Einzelfall bestimmt den Zeitpunkt der Vernichtung. Ein allgemeingültiges Verfalldatum für einen Eintrag im Personaldossier gibt es nicht.

Vom eidgenössischen Datenschutzbeauftragten wird eine regelmässige Überprüfung der Personalakten im Abstand von zwei Jahren vorgeschlagen. Er empfiehlt nicht mehr relevante Einträge und alle damit zusammenhängenden Unterlagen dabei zu vernichten.

Für weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem Marina Rienzo Taormina, Ressortleiterin Arbeitgeberpolitik (m.rienzonoSpam@swissmem.ch), gerne zur Verfügung.

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Letzte Aktualisierung: 10.02.2022