Gesetzliche Grundlage
Bearbeitung von Personendaten nach Art. 328b OR
Art. 328b OR legt fest, dass der Arbeitgeber Daten ĂŒber den Arbeitnehmer nur bearbeiten darf, soweit sie dessen Eignung fĂŒr das ArbeitsverhĂ€ltnis betreffen oder zur DurchfĂŒhrung des Arbeitsvertrages erforderlich sind.
Dabei spielt es eine Rolle, wie schwer das Fehlverhalten aus heutiger Sicht wiegt, um es in den Akten stehen zu lassen, als KĂŒndigungsgrund zu verwenden oder im Arbeitszeugnis zu erwĂ€hnen. Es ist ein AbwĂ€gen im konkreten Fall vorzunehmen. Ein frĂŒherer Verweis wegen hĂ€ufigen unerlaubten Raucherpausen hat bei einem nicht mehr rauchenden Mitarbeiter keine Bedeutung mehr. Ein Anlagemanager, der grobfahrlĂ€ssig mit Firmengelder spekuliert, muss jedoch mit einem quasi «lebenslĂ€nglichen» Eintrag rechnen. Sein Verstoss könnte sogar eine KĂŒndigung rechtfertigen sowie einen Vermerk im Arbeitszeugnis.
Die Art und Weise des Fehlverhaltens bestimmt die Verfallzeit des Eintrags im Personaldossier. Je gravierender der Verstoss und je aktueller die Verwarnung ist, desto weitreichender die Konsequenzen als KĂŒndigungsgrund und als Vermerk im Arbeitszeugnis.
Bei der Bearbeitung und Aufbewahrung von Daten ĂŒber die Arbeitnehmenden sind die Datenschutzbestimmungen zu beachten. Die Datenverarbeitung ist unter den Bedingungen von Art. 328b OR erlaubt. Ist im Einzelfall der Eintrag im Personaldossier zur ĂberprĂŒfung der Eignung des Mitarbeiters nicht mehr wichtig, sollten alle dazugehörenden Unterlagen vernichtet werden. Der konkrete Sachverhalt im Einzelfall bestimmt den Zeitpunkt der Vernichtung. Ein allgemeingĂŒltiges Verfalldatum fĂŒr einen Eintrag im Personaldossier gibt es nicht.
Vom eidgenössischen Datenschutzbeauftragten wird eine regelmĂ€ssige ĂberprĂŒfung der Personalakten im Abstand von zwei Jahren vorgeschlagen. Er empfiehlt nicht mehr relevante EintrĂ€ge und alle damit zusammenhĂ€ngenden Unterlagen dabei zu vernichten.
FĂŒr weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem Marina Rienzo Taormina, Ressortleiterin Arbeitgeberpolitik (m.rienzonoSpam@swissmem.ch), gerne zur VerfĂŒgung.
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