Startseite Wissen Personalwesen Arbeitsrecht Wann verfällt ein Eintrag im Personaldossier?

Wann verfällt ein Eintrag im Personaldossier?

Spätestens bei der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses fragen sich Personalverantwortliche, ob ein Eintrag im Personaldossier zu erwähnen sei oder überhaupt erwähnt werden darf. Hat eine Verwarnung oder ein Verweis ein Verfalldatum?

Gesetzliche Grundlage

Bearbeitung von Personendaten nach Art. 328b OR

Art. 328b OR legt fest, dass der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten darf, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind.

Dabei spielt es eine Rolle, wie schwer das Fehlverhalten aus heutiger Sicht wiegt, um es in den Akten stehen zu lassen, als Kündigungsgrund zu verwenden oder im Arbeitszeugnis zu erwähnen. Es ist ein Abwägen im konkreten Fall vorzunehmen. Ein früherer Verweis wegen häufigen unerlaubten Raucherpausen hat bei einem nicht mehr rauchenden Mitarbeiter keine Bedeutung mehr. Ein Anlagemanager, der grobfahrlässig mit Firmengelder spekuliert, muss jedoch mit einem quasi «lebenslänglichen» Eintrag rechnen. Sein Verstoss könnte sogar eine Kündigung rechtfertigen sowie einen Vermerk im Arbeitszeugnis.

Die Art und Weise des Fehlverhaltens bestimmt die Verfallzeit des Eintrags im Personaldossier. Je gravierender der Verstoss und je aktueller die Verwarnung ist, desto weitreichender die Konsequenzen als Kündigungsgrund und als Vermerk im Arbeitszeugnis.

Bei der Bearbeitung und Aufbewahrung von Daten über die Arbeitnehmenden sind die Datenschutzbestimmungen zu beachten. Die Datenverarbeitung ist unter den Bedingungen von Art. 328b OR erlaubt. Ist im Einzelfall der Eintrag im Personaldossier zur Überprüfung der Eignung des Mitarbeiters nicht mehr wichtig, sollten alle dazugehörenden Unterlagen vernichtet werden. Der konkrete Sachverhalt im Einzelfall bestimmt den Zeitpunkt der Vernichtung. Ein allgemeingültiges Verfalldatum für einen Eintrag im Personaldossier gibt es nicht.

Vom eidgenössischen Datenschutzbeauftragten wird eine regelmässige Überprüfung der Personalakten im Abstand von zwei Jahren vorgeschlagen. Er empfiehlt nicht mehr relevante Einträge und alle damit zusammenhängenden Unterlagen dabei zu vernichten.

Für weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem Marina Rienzo Taormina, Ressortleiterin Arbeitgeberpolitik (m.rienzonoSpam@swissmem.ch), gerne zur Verfügung.

War dieser Artikel lesenswert?

Weitere Themen

Veranstaltungen und Bildungsangebote

  • KURS
    Ab 23.05.2022

    Betriebswirtschaft für Führungskräfte

    Finanzen im Griff, alles im Griff!

    Seminar für Führungskräfte, welche ihre Kenntnisse in betriebswirtschaftlichem Denken und Handeln praxisorientiert vertiefen wollen.

    Details
    Details Betriebswirtschaft für Führungskräfte
  • CURSUS FORMATION
    30.05.2022 – 05.07.2022

    Managez vos équipes

    Ce séminaire, combinant modules à distances et exercices pratiques en présentiel, vous permettra de vous approprier les bases du management.

    Details
    Details Managez vos équipes
  • KURS
    Ab 08.06.2022

    Arbeitsmethodik und Zeitmanagement

    Fokussiert und effizient Ziele erreichen

    In diesem Seminar analysieren Sie Ihre persönlichen Zeitfallen und lernen Methoden kennen, wie Sie fokussierter arbeiten können. Zudem wird der Umgang mit Druck- und Stresssituationen thematisiert.

    Details
    Details Arbeitsmethodik und Zeitmanagement
  • KURS
    Ab 13.06.2022

    Fachvorgesetzte

    Teamleiter/in Basis Modul

    Der ideale Kurs für einen gelungenen Einstieg in die erste Führungsfunktion.

    Details
    Details Fachvorgesetzte
  • KURS
    Ab 13.06.2022

    Fit im B2B Vertrieb

    kundenorientiert – persönlich - digital

    Wer sich im Vertrieb fit hält, spricht seine Kunden auf allen Kanälen an.

    Details
    Details Fit im B2B Vertrieb

Unsere Dienstleistungen zu diesem Thema

Rechtsdienst für KMU

Swissmem bietet Unternehmen eine kompetente und praxisnahe Rechtsberatung.

Mehr erfahren

Mitgliedfirmen

Exklusive Bildungsangebote ermöglichen Zugang zu Fachwissen mit hohem Praxisbezug für unsere…

Mehr erfahren

Law + more

Arbeitsrechtliche Beratung und Begleitung für alle Unternehmen innerhalb und ausserhalb der…

Mehr erfahren

Toolbox «PowerMEM©»

PowerMEM© ist ein elektronisches Nachschlagewerk, welches von Swissmem und erfahrenen…

Mehr erfahren

Diese Artikel könnten Sie interessieren

Letzte Aktualisierung: 10.02.2022