Diverse Arbeiten können heute aufgrund moderner mobiler Kommunikationstechnologien vom Arbeitnehmenden von unterwegs oder von zu Hause aus erledigt werden. Die Unternehmen führen vermehrt alternative Arbeitsformen ein, welche die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördern sowie auch den individuellen Bedürfnissen der Arbeitnehmenden mehr Rechnung tragen. Unternehmen die Home Office (HO) anbieten, gelten auf dem Arbeitsmarkt als modern und für Arbeitnehmende besonders attraktiv. Bereits heute arbeitet rund 1/3 der Schweizer einen halben Tag pro Woche von zu Hause aus.
Personelle und organisatorische Aspekte
Überlegt sich ein Unternehmen das Arbeitsmodell HO einzuführen, muss es zuerst einmal klären, welche Arbeitnehmenden überhaupt für dieses Modell in Frage kommen, ob es organisatorisch möglich ist und wer von dieser Art des Arbeitens überhaupt profitieren möchte? HO erfordert vom Arbeitnehmenden Selbstdisziplin, Organisation und ein Stück weit den Verzicht auf den täglichen sozialen Austausch mit den Arbeitskollegen. Ist HO vom Arbeitnehmenden gewünscht, so kann die höhere Arbeitszeitautonomie durchaus motivierend wirken und aufgrund weniger häufigen Unterbrechungen kann konzentrierter und produktiver gearbeitet werden, was auch für das Unternehmen von Vorteil ist. Gerade für kleinere Firmen kann die Einführung von HO aus betriebsorganisatorischen Gründen jedoch sehr schwierig sein.
Weiter muss sich ein Arbeitgeber darüber klar werden, ob er HO als fixes Arbeitsmodell einführen und/oder ob er diese Möglichkeit nur in gewissen Situationen seinen Arbeitnehmenden anbieten möchte. Ist das Arbeiten im HO eine wesentliche Bedingung für die Arbeitnehmenden überhaupt eine Stelle anzutreten, so sollte dies entsprechend im Arbeitsvertrag oder in einem Betriebsreglement aufgenommen und geregelt werden. In diesem Fall wären nachträgliche einseitige Vertragsänderungen nicht mehr möglich. Andernfalls empfiehlt es sich, HO lediglich als eine unverbindliche Möglichkeit anzubieten, welche vom Arbeitgeber jederzeit wiederrufen werden kann.
Je nach Höhe des HO-Pensums ist es sinnvoll, regelmässige Treffen mit den Mitarbeitern (Jour-Fix, gemeinsame Mittagessen etc.) abzuhalten. Firmen die sich überlegen HO einzuführen, sollten zunächst mit einem niedrigen Pensum beginnen (beispielsweise 1 Tag pro Woche oder alle zwei Wochen) und eine Probephase vereinbaren.
Aspekte der Datensicherheit und der Geheimhaltung
Insbesondere der Datenschutz und die Geheimhaltungspflicht birgt einige Herausforderungen im Home Office-Modell: Arbeitnehmende müssen sicherstellen, dass weder Familienmitglieder noch andere Drittpersonen unbefugt Einblick oder Zugang zu vertraulichen Geschäftsinformationen erhalten (Abschliessen von Aktenschränken und Bürozimmertüren, Passwortverschlüsselung etc.). Auch die technischen Arbeitsmittel müssen entsprechende Datensicherheit gewährleisten (Netzwerkverschlüsselung, nur firmeneigene Geräte benutzen, regelmässige Wartung der Geräte usw.). Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollte darauf geachtet werden, dass die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel und Geschäftsunterlagen umgehend zurückgegeben und allfällige Daten auf privaten Geräten endgültig gelöscht werden (am einfachsten durch firmeninterne IT-Fachleute).
Sozialversicherungs- und steuerrechtliche Aspekte
Schweizer oder EU/EFTA-Staatsangehörige, die bei einem Schweizer Arbeitgeber angestellt sind und mehr als 25% ihrer Arbeit an ihrem Wohnsitz in einem EU/EFTA-Staat erledigen, müssen dem Sozialversicherungsrecht ihres Wohnsitzstaates unterstellt werden. Dies bedeutet, dass der Schweizer Arbeitgeber seinen Arbeitnehmenden bei der ausländischen Sozialversicherungsanstalt anmelden und entsprechend Sozialversicherungsabgaben dorthin abführen muss. Es wäre demzufolge ratsam, das HO-Pensum entsprechend zu reduzieren. Je nach Ausgestaltung des HO kann das «heimische Büro» des Arbeitnehmenden steuerrechtlich als Betriebsstätte eingestuft werden. Das Unternehmen müsste dann für die am Ort der Betriebsstätte erzielten Gewinne Steuern bezahlen. Für die Qualifizierung der Betriebsstätte werden je nachdem, ob es sich um einen interkantonalen oder internationalen Sachverhalt handelt, unterschiedliche Kriterien betrachtet. Gerade wenn das HO den Arbeitsplatz am Sitz des Unternehmens vollständig und für eine längere Zeit ersetzt, die im HO erledigten Tätigkeiten zum eigentlichen Geschäftsbetrieb gehören und einen wesentlichen und massgeblichen Beitrag zur unternehmerischen Leistung beitragen, könnte eine Betriebsstätte angenommen werden. Wir empfehlen diesbezüglich eine vorgängige Abklärung bei einem Steuerberater.
Auch den quellensteuerlichen Aspekten muss Rechnung getragen werden. Gemäss den Doppelbesteuerungsabkommen wird das Einkommen grundsätzlich da versteuert, wo es effektiv erzielt wird. Arbeitet beispielsweise ein Arbeitnehmender 5 Tage pro Monat an seinem Wohnsitz in Deutschland, so muss er in Deutschland darauf Steuern zahlen und der Arbeitgeber muss den Quellensteuerabzug entsprechend anpassen. Für weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem der Bereich Arbeitgeberpolitik (044 384 41 11) gerne zur Verfügung. Zudem haben wir für Mitgliedfirmen eine Arbeitshilfe für Home Office - Vereinbarungen.