Chacun sait que l'envoi d’une Newsletter sans consentement est illégal et est en principe considéré comme un message « Spam ». Dans la pratique, il est souvent considéré que des adresses de clients existants peuvent être utilisées sans limites pour toutes sortes de publicité, ce qui n'est pas tout à fait correct. Il faut aussi tenir compte du fait que la définition de « publicité » peut être interprétée dans un sens très large. Cela signifie qu’au niveau des affaires commerciales en principe toute communication ne se référant pas directement à un client peut être considérée comme de la publicité.
Les réglementations juridiques les plus importantes en rapport avec l’envoi de Newsletters se trouvent dans la Loi fédérale contre la concurrence déloyale (art. 3 let. o) et dans la Loi sur la protection des données.
Il convient de demander le consentement correspondant avant d’envoyer une première Newsletter. Pour des raisons liées à la protection des données, il n’est pas seulement recommandé d’avoir une procédure « Double-Opt-In », il est indispensable d'en avoir une compte tenu du RGPD (envoie de Newsletter dans la zone UE). Seule une procédure Double-Opt-In permet d'obtenir un consentement actif et ainsi de répondre aux exigences du RGPD pour l'envoi de Newsletters. De plus, dans chaque Newsletter une remarque sur la possibilité de se désabonner, et par conséquent de révoquer à tout moment son consentement pour la Newsletter, doit être bien visible.
Au cas où vous n'ayez pas obtenu le consentement de la part de clients existants ou de destinataires au moment de la première saisie des données, la loi peut prévoir une exception. L’envoi serait alors autorisé si :
- le destinataire a la possibilité de refuser la Newsletter et de se désabonner à tout moment ;
- l'adresse e-mail a été obtenue en rapport avec la vente de produits ou de prestations de services de l’entreprise ;
- seules des informations sur des produits ou prestations de services comparables ont été envoyées au destinataire ;
- le destinataire fait déjà partie de la clientèle de l’entreprise.
Dans le contexte de la protection des données, il est interdit d’enregistrer ou d’utiliser les coordonnées sans le consentement correspondant.
Ceci est également le cas pour des informations qui se trouvent dans des banques de données de la clientèle existantes. Il s’agit notamment de vérifier si le traitement des données est autorisé pour l'envoi d’une Newsletter. Un consentement accordé pour le traitement des données de clients existants ne signifie pas automatiquement que ce dernier est également valable pour l'envoi de Newsletters. Il convient en cas de doute d’effectuer un contrôle correspondant.
Si vous récoltez des données personnelles pour votre Newsletter, vous devez respecter les principes de la protection des données en vigueur. Il s'agit alors d’informer en toute transparence sur le but du traitement des données personnelles et d’en présenter la raison. Dans bien des cas, un consentement explicite existe, de sorte que le motif justificatif dérive souvent de ce consentement.
Pour toute question, Claudio Haufgartner, chef de secteur, Politique patronale, se tient volontiers à la disposition des entreprises membres de Swissmem (044 384 42 26).