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Il vaut mieux bien préparer un départ d’entreprise

Souvent, les départs surviennent de manière inattendue et laissent aux responsables de l’entreprise peu de temps pour préparer le départ dans de bonnes conditions. Par conséquent, il peut être utile d’établir une liste ou un aide-mémoire avec les points les plus importants.

Après la démission et une fois que le moment du départ est fixé, nous recommandons d’entamer sans tarder la planification correspondante. En principe, les points suivants peuvent servir de guide pour tous les genres de démissions.

Travailler pendant le délai de congé

Établissez avec le collaborateur un plan dans lequel vous fixez les tâches que ce dernier doit encore terminer avant son départ ou le cas échéant avant la fin du délai de congé. Selon l’expérience, il est important de contrôler cette procédure régulièrement et de s’assurer que le collaborateur termine ses travaux comme prévu. La dernière occasion de s’assurer que ceci ait bien eu lieu se présentera lors de l’entretien final.

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Crédits de vacances et des heures supplémentaires

En vue du départ, il est également important de déterminer comment régler le crédit de vacances, des heures supplémentaires et du travail supplémentaire. Si, suite au licenciement, le collaborateur est libéré de ses fonctions, l’employeur a la possibilité de compenser les jours de vacances non pris pendant cette période (règle générale : indemnisation des vacances jusqu’à 1/3 de la durée de la libération des fonctions). Si le collaborateur a démissionné, il est raisonnable de s’acquitter du crédit de vacances pendant le délai de démission. S’il s’agit d’un licenciement prononcé par l’employeur, le collaborateur doit chercher un nouvel emploi. En cas de délai de licenciement plus long et si le crédit des vacances n’est pas trop élevé, le fait de devoir s’acquitter du crédit des vacances pendant ce délai est également tolérable.

Devoirs de restitution

À la fin des rapports de travail, le collaborateur est tenu de restituer tous les objets qui appartiennent à l’employeur. Une attention particulière doit être accordée à la restitution du véhicule de service (dommages éventuels, kilométrage, carte de carburant, nettoyage, etc.). Si le matériel mis à disposition est important ou cher, il peut être utile de tenir une liste correspondante ou de faire confirmer la remise ou la restitution du matériel.

IT / réseau et accès

Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, il est important de réfléchir tôt déjà jusqu’à quel moment il a encore besoin d’accéder aux réseaux informatiques de l’entreprise. Si dans le cadre d’un licenciement le collaborateur est libéré de ses fonctions, il peut être utile de bloquer partiellement ou totalement son accès au réseau pendant cette période. Ceci diminuera le risque de perdre des données ou que des informations de l’entreprise soient utilisées plus tard.

La gestion de l’accès à sa messagerie professionnelle est un peu plus compliquée.

Pour des raisons de protection des données et de respect de la vie privée, il est interdit de transférer le compte de messagerie d’un collaborateur directement à un autre après son départ. Dans la pratique, il faut s’attendre à ce que des courriers ou des informations privés se retrouvent également dans la messagerie professionnelle. Si l’utilisation du compte professionnel à des fins personnelles est réglementée dans un règlement IT, l’employeur bénéficie d’une plus grande marge de manœuvre pour transférer directement le compte ou pour y accéder. Dans le premier cas, nous recommandons de procéder de la manière suivante.

De manière générale, les collaborateurs quittant l’entreprise devraient avoir la possibilité de supprimer ou de copier les messages et documents privés sur une clé USB. Nous recommandons que ceci ait lieu en présence d’une personne du service informatique ou RH.

Le dernier jour de travail (jour de départ en cas de libération des fonctions), le compte e-mail ainsi que tous les autres comptes informatiques du collaborateur doivent être sauvegardés et bloqués. Enfin, n’oubliez pas d’informer les expéditeurs des courriers adressés à cette messagerie qu’ils doivent envoyer leur courrier à une autre adresse e-mail de l’entreprise. Il faut éviter un transfert automatique des messages à une autre adresse e-mail de l’entreprise.

Fin des rapports de travail

À la fin des rapports de travail, vous devrez élaborer un décompte final pour toutes les créances encore ouvertes. Cela ne concerne pas seulement le salaire, les primes éventuelles, les éléments variables du salaire, le 13ème salaire mensuel au prorata, les frais, etc., mais également les crédits de vacances et des heures/du temps supplémentaires (dans la mesure où il n’a pas été possible de s’en acquitter). Il est également possible à ce moment de compenser les exigences justifiées de l’employeur (par exemple, ordinateur portable endommagé, téléphone portable perdu, remboursement éventuel sortant d’un contrat de formation, etc.) avec celles du collaborateur.

Obligation d’informer

Selon l’art. 331 al. 4 CO, l’employeur est tenu de donner un certain nombre d’informations au collaborateur au terme des rapports de travail. Il s’agit en premier lieu d’informer le collaborateur que c’est à lui de s’occuper du transfert de son crédit de sa caisse de pension vers la nouvelle prévoyance professionnelle ou de l’ouverture d’un compte de libre passage s’il est au chômage. Le collaborateur doit aussi être informé de la couverture ultérieure de l’assurance accident et de l’assurance perte de gain en cas de maladie (si une telle assurance existe) et de la possibilité de passer à une assurance individuelle.

Nous recommandons de soumettre cette information par l’intermédiaire d’une lettre (éventuellement intégrée dans la confirmation de départ) et de demander au collaborateur de signer la copie. Ainsi, il sera documenté que le collaborateur quittant l’entreprise a été informé de ces sujets et que l’employeur ne s’expose pas inutilement au risque d’éventuelles demandes de dommages et intérêts.

Dans ce contexte, le fait d’informer le collaborateur que même après la fin des rapports de travail, le devoir de discrétion lié à tous les faits confidentiels ou devant être tenus secrets doit être respecté, n’est pas considéré comme une obligation.

Certificat de travail

Dans la perspective d’un départ, il faudra établir un certificat de travail correspondant. En règle générale, le collaborateur licencié demande un certificat de travail (certificat intermédiaire) déjà pendant le délai de licenciement afin qu’il puisse l’utiliser pour la recherche d’un nouvel emploi.

Nous sommes conscients qu’il existe encore bien d’autres points à considérer dans le contexte d’un départ. Par exemple, annuler tous les contrats d’assurances sociales, effacer éventuellement les informations dans les dossiers RH, informer les clients et fournisseurs.

Liste de contrôle pour le processus de départ

Pour toute question, Claudio Haufgartner, chef de secteur, Politique patronale, se tient volontiers à la disposition des entreprises membres de Swissmem (c.haufgartnernoSpam@swissmem.ch).

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Dernière mise à jour: 08.11.2021