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Auch ein Austritt muss vorbereitet sein!

Oftmals kommen Austritte unerwartet und lassen den verantwortlichen Personen im Unternehmen kaum Zeit, die notwendigen Schritte vorzubereiten, damit der Austritt reibungslos über die Bühne geht. Deshalb kann es hilfreich sein, sich anhand einer kurzen Checkliste oder eines kurzen Memos die wichtigsten Punkte in Erinnerung zu rufen.

Sobald nach erfolgter Kündigung klar ist, zu welchem Zeitpunkt der Austritt erfolgt, sollte mit der Planung begonnen werden. Die nachfolgenden Punkte können grundsätzlich bei jeder Art von Kündigung als Anhaltspunkte dienen.

Arbeiten während der Kündigungsfrist

Mit dem Mitarbeitenden sollte ein Plan gemacht werden, welche Aufgaben und Arbeiten dieser bis zum Austritt noch abschliessen wird und welche Arbeiten allenfalls bereits vor Ende der Kündigungsfrist abgegeben werden. Es ist erfahrungsgemäss wichtig, diesen Prozess regelmässig zu überprüfen und sich zu vergewissern, dass die Übergabe im Zeitplan erfolgt. Letzte Chance bietet hier nochmals die Austrittsbesprechung, um allfällige Pendenzen in Erfahrung zu bringen und alle noch laufenden Projekte oder Arbeiten zu übergeben.

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Ferien- und Überstundenguthaben

Im Hinblick auf den Austritt ist es ebenfalls wichtig, den Bezug von Ferien-, Überstunden- und Überzeitguthaben zu regeln. Kommt es nach der Kündigung zu einer Freistellung, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, allfällige nicht bezogene Ferientage in der Freistellung zu verrechnen (Faustregel: Ferienabgeltung bis zu 1/3 der Dauer der Freistellung). Hat der Arbeitnehmer gekündigt, ist der Abbau des noch offenen Ferienguthabens während der Kündigungsfrist zumutbar. Bei einer Arbeitgeberkündigung, muss der Arbeitnehmer eine neue Stelle suchen. Bei einer längeren Kündigungsfrist und einem nicht allzu grossen, ausstehenden Ferienanspruch ist auch bei einer Arbeitgeberkündigung der Bezug der Ferien zumutbar.

Rückgabepflichten

Am Ende des Arbeitsverhältnisses ist der Mitarbeiter verpflichtet, sämtliche Gegenstände, welche im Eigentum des Arbeitgebers stehen, zurückzugeben. Ein besonderes Augenmerk ist dabei auf die Rückgabe des Firmenfahrzeugs zu richten (allfällige Schäden, Kilometerstand, Benzinkarte, Reinigung, etc.). Bei einer grösseren Anzahl oder kostspieligen Leihgaben kann es hilfreich sein, eine entsprechende Liste zu führen bzw. sich die Ab- und Rückgabe bestätigen zu lassen.

IT / Netzwerk und Zugriff

Tritt ein Mitarbeiter aus der Firma aus, sollte frühzeitig überlegt werden, bis zu welchem Zeitpunkt er noch Zugriff auf die IT-Netzwerke der Firma benötigt. Bei einer Freistellung nach erfolgter Kündigung kann es sinnvoll sein, dass der Zugriff auf das Netzwerk zum Zeitpunkt der Freistellung teilweise oder gänzlich gesperrt wird. Damit kann das Risiko von Datenverlusten oder die weitere Nutzung von firmeninternen Informationen verringert werden.

Etwas komplizierter gestaltet sich der Zugriff auf den geschäftlichen E-Mail-Account.

Aus datenschutz- und persönlichkeitsrechtlichen Überlegungen ist es nicht zulässig, den E-Mail-Account des Mitarbeitenden nach Austritt direkt an einen anderen Mitarbeitenden weiterzuleiten. In der Praxis muss damit gerechnet werden, dass im geschäftlichen E-Mail-Account auch private Mails bzw. Informationen vorzufinden sind. Sofern in einem IT-Nutzungsreglement die Verwendung des Geschäftsaccounts zu privaten Zwecken untersagt wird, hat der Arbeitgeber einen grösseren Handlungsspielraum, den Account direkt weiterzuleiten bzw. Einsicht zu nehmen. Im erstgenannten Fall empfiehlt sich jedoch folgendes Vorgehen.

Grundsätzlich sollte den austretenden Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben werden, private E-Mails und Dokumente auf einem USB-Stick zu speichern und/oder diese zu löschen. Wir empfehlen, dass dies im Beisein einer Person aus der IT- und der Personalabteilung erfolgt.

Am letzten Arbeitstag (Tag des Austritts bei einer Freistellung) sind der E-Mail-Account sowie auch alle anderen IT-Accounts des Mitarbeitenden zu sichern und zu sperren. Abschliessend ist nicht zu vergessen, die Absender der Mails, welche an diese E-Mail-Adresse gehen, zu informieren, dass sie ihre Mail an eine andere E-Mail-Adresse der Firma senden müssen. Eine automatische Weiterleitung auf eine andere E-Mail-Adresse der Firma sollte vermieden werden.

Abschluss

Am Ende des Arbeitsverhältnisses erfolgt eine Abschlussrechnung aller noch offenen Forderungen. Dies betrifft nicht nur den Lohn, allfällige Zuschläge, variable Lohnbestandteile, pro rata 13. Monatslohn, Spesen, etc., sondern auch noch offene Ferien- und Überstunden-/Überzeitguthaben (sofern diese nicht abgebaut werden konnten). Zu diesem Zeitpunkt können jedoch auch berechtigte Gegenforderungen des Arbeitgebers (zum Beispiel beschädigter Laptop, verlorenes Mobiltelefon, allenfalls Rückzahlung aus Ausbildungsvertrag, etc.), mit den ausstehenden Forderungen des Arbeitnehmers verrechnet werden.

Informationspflichten

Gemäss Art. 331 Abs. 4 OR hat der Arbeitgeber am Ende des Arbeitsverhältnisses eine Reihe von Informationspflichten gegenüber dem Arbeitnehmer. Dabei geht es in erster Linie darum, den Mitarbeiter darüber zu informieren, dass er um den Transfer seines Pensionskassenguthabens in die neue Vorsorgeeinrichtung besorgt sein muss bzw. ein Freizügigkeitskonto eröffnen sollte, sofern er arbeitslos ist. Ebenso ist der Mitarbeiter über die Nachdeckung der Unfall- und Krankentaggeldversicherung in Kenntnis zu setzen (sofern eine Krankentaggeldversicherung besteht) und über die Möglichkeit des Übertritts in die Einzelversicherung.

Es empfiehlt sich, diese Mitteilungen in Form eines Schreibens zu unterbreiten (allenfalls in die Kündigungsbestätigung integriert) und den Mitarbeitenden um Unterzeichnung der Kopie zu bitten. Damit ist dokumentiert, dass der Austretende über diese Punkte informiert wurde und der Arbeitgeber setzt sich nicht unnötig dem Risiko von allfälligen Schadenersatzforderungen aus.

Weniger als Pflicht ist in diesem Zusammenhang der Hinweis zu verstehen, den Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, dass auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses die Verschwiegenheitspflicht bezüglich sämtlicher vertraulicher bzw. geheim zuhaltenden Tatsachen zu respektieren ist.

Arbeitszeugnis

Im Hinblick auf den Austritt ist ein entsprechendes Arbeitszeugnis zu verfassen. In der Regel verlangt der gekündigte Mitarbeitende bereits während der Kündigungsfrist ein Arbeitszeugnis (Zwischenzeugnis), um dieses für die Stellensuche zu verwenden.

Natürlich gibt es im Rahmen eines Austritts noch viele weitere Punkte, an welche gedacht werden muss. Zum Beispiel die Abmeldung bei sämtlichen Sozialversicherungen, allenfalls Löschung von HR-Einträgen, Mitteilung an Kunden bzw. Lieferanten.

Checkliste für den Austrittsprozess

Für weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem Claudio Haufgartner, Ressortleiter Bereich Arbeitgeberpolitik (c.haufgartnernoSpam@swissmem.ch), gerne zur Verfügung.

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Letzte Aktualisierung: 08.11.2021