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Arbeitszeiterfassung – Pflicht mit Ausnahmen

Das Erfassen der Arbeitszeit ist gesetzlich genau geregelt. Es gilt der Grundsatz der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmenden. Davon gibt es Ausnahmen, doch auch diese sind gesetzlich genau festgelegt. Nachfolgend ein kleiner Leitfaden um sicherzustellen, dass alle die müssen, ihre Arbeitszeit auch tatsächlich korrekt erfassen.

Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit ist im Arbeitsgesetz (ArG) festgehalten (Art. 46 ArG). Nach dieser Bestimmung hat der Arbeitgeber sämtliche Angaben «über den Vollzug dieses Gesetzes» zuhanden der Vollzugs- und Aufsichtsorgane bereitzuhalten. Da das ArG vor allem dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden dient, fallen hier im Wesentlichen Angaben über die geleistete Arbeitszeit inklusive Pausen etc. darunter. Eine detaillierte Liste über die erforderlichen Angaben ist in Art. 73 der Verordnung zum ArG (V1 ArG) festgehalten.

Wer fällt unter das Arbeitsgesetz?

Ein Arbeitgeber muss daher zu allen Arbeitnehmenden, die unter das ArG fallen, Angaben über die geleistete Arbeitszeit machen können. Nicht unter das ArG fallen unter anderem folgende Personenkreise:

  • Mitglieder der Geschäftsleitung
  • Aussendienstmitarbeitende im Verkauf (sog. Handelsreisende)

Geschäftsleitungsmitglieder gelten in der Regel als höhere leitende Arbeitnehmende, die mit ihren Entscheidungen den Geschäftsgang nachhaltig beeinflussen (Art. 3 lit. d ArG i.V.m. Art. 9 V1 ArG). Sie nehmen daher Arbeitgeberfunktionen wahr, weshalb sie nicht unter das ArG fallen. Auch Handelsreisende fallen nicht unter das ArG (vgl. Art. 3 lit. g ArG). Diese beiden Gruppen werden vom ArG ausgenommen. Daher trifft sie auch keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Alle übrigen Arbeitnehmenden fallen unter das ArG und müssen daher zwingend die Arbeitszeit erfassen, es sei denn, sie profitieren von einer Regelung zum «Verzicht auf Arbeitszeiterfassung».

Verzicht auf Arbeitszeiterfassung nur mit GAV 

Seit 2016 gibt es die Möglichkeit, weitere Arbeitnehmende von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit auszunehmen («Verzicht auf Arbeitszeiterfassung»; Art. 73a V1 ArG). Voraussetzung ist, dass diese Möglichkeit

a) in einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) mit den Sozialpartnern vereinbart wurde;
b) der Mitarbeitende ein Bruttojahreseinkommen von > CHF 120’000 aufweist und
c) über eine grosse Autonomie verfügt;
d) mit dem Mitarbeitenden eine schriftliche Vereinbarung getroffen wurde, wonach er auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet.  

Diese vier Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein, ansonsten ist ein Verzicht auf Arbeitszeiterfassung nicht gesetzeskonform. Insbesondere muss ein GAV vorliegen, welcher die Grundlage für den Verzicht auf Arbeitszeiterfassung bildet. Swissmem konnte mit den Sozialpartnern im neuen GAV MEM, welcher am 1. Juli 2018 in Kraft trat, eine solche Grundlage schaffen. Somit besteht für Swissmem-Firmen, die den GAV MEM anwenden, die Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden – soweit die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind – von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auszunehmen. Ohne die Grundlage in einem GAV dürfen Mitarbeitende, welche unter das ArG fallen, nicht von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen werden. Die von den Firmen oft erwähnte «Vertrauensarbeitszeit» ist somit nur unter den genannten vier Voraussetzungen zulässig, oder wenn es sich bei den fraglichen Mitarbeitenden um Geschäftsleitungsmitglieder oder Handelsreisende handelt, welche sowieso nicht unter das ArG fallen und daher auch keine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit haben.  

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung

Eine weitere «Spielart» bei der Arbeitszeiterfassung ist die «vereinfachte Arbeitszeiterfassung» (Art. 73b V1 ArG). Diese Regelung richtet sich an Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selber festsetzen können. Sie befreit sie nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, aber erleichtert sie insofern, als dass der Mitarbeitende nicht wie sonst Kommen und Gehen und jede Pause erfassen muss, sondern nur noch die geleistete tägliche Arbeitszeit insgesamt (Bsp. 8 Stunden, 8.30 Stunden, etc.). Voraussetzung hierfür ist eine Betriebsvereinbarung zwischen der Geschäftsleitung und der Arbeitnehmervertretung, in welcher die betroffene Arbeitnehmerkategorie und weitere Rahmenbedingungen definiert werden müssen.  

Exkurs - Kaderklausel

Eine gängige Vertragsklausel für höhere Mitarbeitende ist die sog. «Kaderklausel». Demnach sind sämtliche Überstunden und die ersten 60 Überzeitstunden bereits mit dem Lohn abgegolten und können nicht zusätzlich kompensiert oder ausbezahlt werden. Eine solche Klausel betrifft die Abgeltung allfälliger Mehrstunden (Überstunden, Überzeitstunden) und ist von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit strikt zu trennen. Die Klausel bedeutet insbesondere nicht, dass der Mitarbeitende von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit befreit ist, nur, weil er keine (zusätzliche) Entschädigung für seine Mehrstunden fordern kann.

Fazit und Konsequenzen bei Regelverstoss

Für jeden Mitarbeitenden ist nach der oben geschilderten Reihenfolge zu prüfen, ob und wenn ja wie er die Arbeitszeit erfassen muss: Fällt der Mitarbeitende unter das ArG? Wenn ja, liegen allenfalls die Voraussetzungen für einen Verzicht auf Arbeitszeiterfassung vor? Wenn nein, besteht die Möglichkeit für eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung? Wenn nicht muss der Mitarbeitende die Arbeitszeit vollständig erfassen.

Im Rahmen einer Kontrolle prüft das Arbeitsinspektorat für jeden Mitarbeitenden, ob er die Arbeitszeit korrekt erfasst bzw. ob die nötigen Voraussetzungen für diejenigen Mitarbeitenden, welche keine Arbeitszeit erfassen, vorliegen. Werden Verstösse festgestellt, kann das Arbeitsinspektorat Bussen aussprechen. 

Für weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem Eva Bruhin, stv. Bereichsleiterin Bereich Arbeitgeberpolitik (e.bruhinnoSpam@swissmem.ch), gerne zur Verfügung.