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Virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich gestalten

Durch den Corona-bedingten Lockdown ab Mitte März 2020 wurde das klassische Weltbild vieler Office-Worker auf den Kopf gestellt. Es zählte nicht mehr die Anwesenheit im Büro, sondern das Arbeiten und die damit verbundene Wertschöpfung von Organisationen wurde nach Hause verlagert.

Zusammenarbeit, Austausch und Networking passierte also auch nicht mehr aufgrund gleichzeitiger Anwesenheit in «Gemeinschaftsräumen», sondern fand virtuell bzw. durch die Nutzung entsprechender Tools statt. Neben dem PC kommt dafür meist das Telefon zum Einsatz – übrigens eine Erfindung die bereits in den 1870 zu einer gewissen Serienreife entwickelt wurde. Da Telefone von heute jedoch meist nur noch in Form von Smartphones genutzt werden und nicht mehr viel gemein mit dem damals erdachten «sprechenden Telegraphen» haben, gibt es neben der Fernsprechfunktion mittlerweile eine Vielzahl von Tools, die einen Austausch und damit die Zusammenarbeit mit anderen Personen ermöglichen.

Das breite Angebot an Möglichkeiten mag Vorteile bieten, denn so kann je nach Bedarf ein entsprechendes Tool oder eine passende App genutzt werden. Eine zu diverse Toollandschaft kann die Zusammenarbeit allerdings auch erschweren, denn die breite Masse verteilt sich auf zuviele Lösungen, was den generellen Austausch erschwert. Für Führungskräfte heisst es zusätzlich, dass sie neben klassischen Führungsaufgaben neue Herausforderungen zu meistern haben, denn sie müssen für die virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation neue Strukturen etablieren und angemessen vorleben. Gleichzeitig liegen dem Führen von virtuellen Teams so gut wie die gleichen Erfolgsfaktoren zugrunde wie klassischen – ortsgebundenen – Teams. Charles Handy fasste dies schon 1995 in einer Aussage explizit zusammen: «How do you manage people whom you do not see? The simple answer is, by trusting them.»

Der Aufbau und das Stabilhalten von Vertrauen ist jedoch ein ständig laufender Prozess, der meist auch viel Zeit – nicht zwingend aber gleichzeitig Aufwand – bedeutet. Vertrauensförderlich können schon kleine Gesten oder anfangs ggf. nicht wirklich beachtete Elemente der Zusammenarbeit sein. So ist Face-to-Face Interaktion bzw. Kommunikation sehr wichtig, denn sein Gegenüber zu sehen und damit Gestik und Mimik zu erleben, erleichtert nicht nur den Austausch, sondern gibt auch ein anderes Gefühl von Nähe als nur eine Stimme zu hören.

Die grosse Auswahl an Tools sollte bewusst eingegrenzt und auf die wirklichen Bedürfnisse zugeschnitten sein. Nutzerfreundlichkeit spielt dabei sicherlich eine grosse Rolle, doch sollten auch Sicherheitsmerkmale (Datenschutz etc.) sorgfältig geprüft werden, bevor man sich die Nutzung entscheidet.

Zusammenfassend muss noch gesagt werden, dass die Digitalisierung der Kommunikation bzw. Zusammenarbeit viel Gutes bringt und bewirkt. Durchlaufzeiten können massiv verkürzt werden, Prozesse sowie Inhalte können transparenter gestaltet werden und auch hier ermöglicht Digitalisierung grundsätzlich Dinge, die vorher kompliziert und aufwendig waren. Dennoch sollte auf virtuelle Kommunikation verzichtet werden, wenn durch ein persönliches Gespräch mehr erreicht werden kann. Ein kurzes Telefonat bspw. ist oft effizienter und effektiver als eine langwierig geschriebene Mail. Ebenso kann ein «echtes» Treffen – auch bei den gegebenen Abstands- und Schutzregeln – durch noch so gute Online-Tools nicht wirklich ersetzt werden.

Die Swissmem Academy bietet zum genannten Thema ein Online-Seminar an. Innerhalb eines halben Veranstaltungstages wird im Seminar «Erfolgsfaktoren virtueller Zusammenarbeit - Ausgewählte Tools sinnvoll einsetzen» auf die Herausforderungen des virtuellen Arbeitens eingegangen sowie Erkenntnisse der Nutzung dazugehöriger Tools diskutiert.

    Zur Person

    Matthias Puschert ist Bildungsmanager bei Swissmem Academy. Seine Schwerpunktthemen sind Leadership und Projektmanagement. Er verfügt
    über einen Master in Organisationsentwicklung und ist Diplompädagoge.
     

     

    Quellen:

    BSP – Business School Berlin. (2017). Leitlinien für Führungskräfte in Zeiten des digitalen Wandels. E-Leadership. Berlin: Business School Berlin GmbH. https://kommunikation-mittelstand.digital/content/uploads/2017/06/Leitfaden-eLeadership.pdf.pdf (Zugegriffen am 31.08.2020)
    Handy, Charles (1995): Trust and the virtual organisation, in: Harvard Business Review, 63 (3), S. 40-50
    Köppel, P. Virtuelle Teams: Die Rolle der Führung; erschienen in: Christoph I. Barmeyer, Jürgen Bolten (Hg.) „Interkulturelle Personal- und Organisationsentwicklung“, 2009, Verlag Wissenschaft & Praxis
    von Ameln, F., & Gebhardt, R.: Virtuelle Teams entwickeln und erfolgreich führen. TRANSkript 07/2020

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    Letzte Aktualisierung: 01.09.2020