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Frais et dépenses dans le cadre des rapports de travail et début du délai de prescription

L’exercice d’une activité professionnelle peut générer des frais et des dépenses. Souvent, la définition de ces termes n’est pas claire et la question se pose de savoir jusqu’à quand les entreprises doivent accepter les notes de frais soumises tardivement ou quand le droit à l’indemnisation est prescrit.

Selon l’art. 327a al. 1 CO, l’employeur doit rembourser au travailleur toutes les dépenses (frais) indispensables pour l’exercice de son activité professionnelle. En outre, en cas de travail effectué à un lieu différent que le lieu de travail habituel, les frais d’entretien doivent également être payés.

La loi prescrit le payement des frais dépensés par le collaborateur au service de l’employeur. L’employeur ne doit payer que les frais qui selon l’appréciation d’un collaborateur honnête sont indispensables. Le collaborateur doit prouver la nécessité et le montant des dépenses (ATF 131 III 439 E 5.1) et doit présenter les quittances correspondantes.

Frais indispensables au sens de l’art. 327a al. 1 CO

Les dépenses fondamentales indispensables d’un collaborateur comprennent les frais de port, les frais de téléphone, les repas d’affaires, les voyages d’affaires, les frais de dédouanement et les frais de visa pour les voyages à l’étranger.

Si le travail demandé est exécuté en dehors du lieu de travail habituel (ateliers ou domicile du collaborateur), les frais de déplacement depuis le lieu de travail habituel, les repas et les frais d’hébergement éventuels sont considérés comme des dépenses définies par la loi.

En revanche, l’achat de vêtements fait partie des dépenses personnelles et ne doit pas être remboursé. Si les directives de sécurité (p.ex. vêtements de protection) ou l’employeur exigent des vêtements de travail particuliers (uniformes), ce dernier doit les fournir ou en assumer les coûts (JAR 1986 75f.).

Finalement, il convient de noter que les frais de formation ou de formation continue ne sont normalement pas considérés comme des dépenses et sont à la charge du collaborateur (GewGer ZH 1969 n° 83 et pour distinguer entre période d’introduction et formation continue, AGer ZH JAR1999 327).

Particularité concernant l’utilisation d’un véhicule motorisé selon l’art. 327b CO

L’art. 327a CO, en tant que norme particulière, règle à l’art. 327b CO le remboursement des frais liés à l’utilisation d’un véhicule motorisé. Selon l’art. 327b al. 1 CO, un droit à l’indemnisation n’existe que si le véhicule motorisé est utilisé pour le travail et avec l’accord de l’employeur. Ce dernier doit prévoir l’utilisation d’un véhicule et pas en exclure la nécessité dès le départ.

Les frais habituels servant au fonctionnement et à l’entretien du véhicule sont à rembourser (notamment l’essence, l’huile, les pneus, les frais de service, l’antigel, etc.). Si le collaborateur accepte d’utiliser sa propre voiture, les impôts sur les véhicules à moteur, l’assurance responsabilité civile obligatoire et contre l’usure doivent également être remboursés en fonction de l’utilisation de la voiture pour le travail.

Souvent, le remboursement des frais mentionnés a lieu sous forme d’une indemnité par kilomètre qui couvre tous ces frais à un taux forfaitaire.

Échéance des frais

Conformément à l’art. 327c al. 1 CO, le remboursement des frais doit se faire chaque mois avec le salaire en fonction du relevé de compte établi par le collaborateur. Dans ce contexte, l’obligation de décompte comprend également la présentation de toutes les quittances. Si les quittances ne sont pas toutes présentées, l’employeur peut se limiter au versement d’une avance. En outre, les parties peuvent convenir d’un délai plus court pour le paiement des frais.

Finalement, il convient de noter que les frais ne sont à rembourser que pendant la durée des rapports de travail (Oger LU in JAR 2000 p.154) et qu’ils ne sont plus à payer en cas d’une libération de l’obligation de travailler.

Prescription du droit à une indemnité de débours

En référence à l’art. 341 al. 2 CO, les dispositions générales sur la prescription stipulées dans les art. 127 à 142 CO sont également applicables aux créances découlant des rapports de travail. Dans ce contexte, le délai de prescription débute à partir de la date d’échéance de chaque droit individuel.

Selon la majorité de la doctrine, les frais et dépenses sont considérés comme des « créances pécuniaires » et sont donc soumis à un délai de prescription raccourci de cinq ans conformément à l’art. 128 ch. 3 CO (ATF 75 II 371 et ZH JAR 1990 p. 130) en cas de créance du collaborateur.

Si le collaborateur retarde trop sa demande de versement des frais et dépenses par l’intermédiaire d’un décompte, cela peut s’opposer au principe de bonne foi (ATF 91 II 372 et AGer ZH in ZR 1990 n° 24 = JAR 1990 p. 127) et entraîner la déchéance prématurée de la créance (avant l’expiration du délai de 5 ans) conformément à l’art. 2 du CC (Oger AG JAR 1985 p. 172f.). Toutefois, les exigences à l’égard des circonstances de l’abus de droit (ATF 131 III 439 E. 5) sont élevées.

Pour de plus amples informations, les entreprises membres de Swissmem peuvent s’adresser à Monsieur Marcel Marioni, chef de secteur, Politique patronale (044 384 42 09 ou m.marioninoSpam@swissmem.ch).

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Dernière mise à jour: 14.12.2020