Le Code des Obligations considère que la période de référence est l’année de service complète. Cela nécessite de vérifier les absences de chaque employé en fonction de leur date d’entrée en service. Cette disposition n’est toutefois que relativement impérative, et il peut y être dérogé. La période de référence peut être calquée sur le mode de calcul du droit aux vacances, soit l’année civile, ce qui simplifie le travail d’un point de vue administratif. Le lecteur agira donc en fonction de ce qui est spécifié dans les règlements internes de son entreprise.
Il y a plusieurs types de cas à considérer d’une part, et une différence de traitement selon que l’entreprise applique la CCT MEM ou pas d’autre part.
1) Réduction du droit aux vacances suite à une absence «fautive»:
Si un employé est absent suite à une «absence fautive» pendant plus d’un mois, le Code des Obligations indique dans l’article 329b al.1 que l’employeur peut appliquer une réduction du droit aux vacances de 1/12ème du droit annuel pour chaque mois d’absence, et ce dès et y compris le 1er mois d’absence. Par «absence fautive» on entend une absence résultant d’une faute grave, attitude fortement négligente ou intentionnellement dangereuse de l’employé. Un congé non payé n’est pas considéré comme une «absence fautive» et ne créé de toute façon pas un droit aux vacances
2) Réduction du droit aux vacances suite à une absence «non-fautive»:
Les cas les plus fréquents concernent la réduction potentielle du droit aux vacances pour des employés absents sans qu’il y ait faute de leur part. Ceci fait référence à une maladie, un accident ou une autre raison comme l’«accomplissement d’une obligation légale, exercice d’une fonction publique ou prise d’un congé-jeunesse». Dans ce cas, l’employeur peut réduire le droit aux vacances en suivant deux règles, selon que l’entreprise applique la CCT MEM ou pas.
2.1. Pour les entreprises n’appliquant pas la CCT MEM:
La règle du Code des Obligations en cas d’absence ou d’absences cumulées supérieur(es) à deux mois complets pendant la période de référence d’une année est la suivante : la réduction de 1/12ème du droit annuel de vacances est possible dès et y compris le 2ème mois complet d’absence. Cela signifie que la réduction ne doit pas être appliquée au 1er mois d’absence considéré comme «délai de grâce», et ne peut être appliquée sur les périodes d’absences qui ne cumulent pas un mois complet (par exemple 3 semaines).
2.2 Pour les entreprises appliquant la CCT MEM:
L’article 13.3 de la CCT indique que l’employeur ne peut réduire le droit aux vacances qu’après une absence ou des absences cumulées supérieure(s) à trois mois complets pendant la période de référence d’une année. La réduction de 1/12ème du droit annuel des vacances est donc possible dès et y compris le 4ème mois complet d’absence.
3) Réduction du droit aux vacances en cas de grossesse:
L’article 329b al.3 CO indique qu’il n’y aucune réduction de vacances possible pendant que l’employée qui vient d’accoucher perçoit des allocations de maternité au sens de la LAPG. En ce qui concerne l’absence due à la grossesse, la réduction du droit aux vacances est traitée comme un cas particulier d’empêchement non fautif de travailler:
3.1 Pour les entreprises n’appliquant pas la CCT MEM:
Le Code des Obligations impose un délai de grâce de deux mois complets, la réduction de 1/12ème du droit annuel de vacances n’étant possible que dès et y compris le 3ème mois complet d’absence.
3.2 Pour les entreprises appliquant la CCT MEM:
L’article 13.3 de la CCT MEM doit être appliqué comme pour les autres cas d’absence. La réduction de 1/12ème du droit annuel des vacances est donc possible dès et y compris le 4ème mois complet d’absence.
4) Réduction du droit aux vacances - Mode de calcul:
Pour revenir au mode de calcul évoqué plus haut, il faut compter chaque journée d’absence survenue pendant l’année de référence et les cumuler, ce qui peut s’avérer fastidieux. Quelques cas particuliers sont à connaître:
4.1 Si l’employé a travaillé une année incomplète, par exemple en début ou fin de contrat, le Tribunal Fédéral a indiqué qu’il n’y avait pas de réduction proportionnelle du délai de grâce.
4.2 Si l’employé travaille à temps partiel, il faut prendre comme référence le nombre de jours travaillés par semaine, en comptant que chaque mois compte 4.33 semaines en moyenne.
4.3 Si un employé ne peut travailler normalement à cause d’une incapacité partielle, l’employeur peut calculer à combien de jours complets d’absence les périodes d’arrêts partiels correspondent. Il est conseillé d’avoir spécifié dans le règlement d’entreprise que la réduction du droit aux vacances tiendra compte de ces périodes d'incapacités partielles, proportionnellement au taux d'incapacité.
Si vous vous posez des questions au sujet de la réduction du droit aux vacances, la division Politique patronale se tient volontiers à la disposition des entreprises membres de Swissmem. Pour toute question Madame Béatrice Martin-Flatin, cheffe de secteur Politique patronale (044 384 42 07 ou b.martin-flatinnoSpam@swissmem.ch) est à votre service.