Das Personaldossier besteht aus den verschiedensten Dokumenten und Daten über einen Arbeitnehmenden. Im Rahmen des Digitalisierungsvorgangs ist zunächst zu prüfen, welche Dokumente aus datenschutzrechtlicher Sicht überhaupt gesammelt und aufbewahrt werden dürfen.
Personendaten über Arbeitnehmende müssen einen unmittelbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis (Entstehung, Verlauf und Beendigung des Arbeitsverhältnisses) aufweisen (Art. 328b OR). Nach dem eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) sind dies u.a.:
- Personalien, Adresse
- Bewerbungsunterlagen, Referenzauskünfte,
- Arbeitsvertrag, Bonusvereinbarungen, Weiterbildungsvereinbarungen, Beurteilungen
- Lohn- und Versicherungsdaten
- Abwesenheiten (Ferien, Krankheit/Unfall, Militär)
- Disziplinarmassnahmen (Verwarnungen, Verweise, Bussen)
Bewerbungsunterlagen von abgewiesenen Bewerbenden sind hingegen an diese zurückzuschicken oder zu vernichten, es sei denn, der Bewerbende hat der längeren Aufbewahrung ausdrücklich zugestimmt.
Schriftformerfordernis und elektronische Ablage?
Grundsätzlich gibt es aus rechtlicher Sicht keine Einwände gegen die elektronische Führung eines Personaldossiers. Zwar gilt auch für Dokumente aus dem Arbeitsverhältnis eine, wenn auch zeitlich befristete, Aufbewahrungspflicht. Diese ist aber erfüllt, wenn die betreffenden Dokumente elektronisch abgelegt und jederzeit einsehbar sind.
Gewisse arbeitsvertragliche Dokumente müssen jedoch zwingend schriftlich verfasst und eigenhändig unterzeichnet werden. Darunter fallen neben speziellen Arbeitsverträgen wie bspw. der Lehrvertrag auch das arbeitsvertragliche Konkurrenzverbot, das Arbeitszeugnis und – wenn das im Arbeitsvertrag so geregelt ist – die Kündigung.
Beweiskraft elektronisch abgelegter Dokumente
Bei diesen Dokumenten stellt sich die Frage, ob sie ihre Beweiskraft verlieren, wenn sie eingescannt und elektronisch abgelegt werden. Digitalisierte Dokumente sind gleichermassen zum Beweis zugelassen wie herkömmliche Dokumente. Sie stellen nach der Rechtslehre auch dann Beweisurkunden dar, wenn es sich bloss um eingescannte Papierdokumente handelt. Beweise würdigt ein Gericht nach freiem Ermessen. Gibt es keinen Anlass, an der Echtheit eines eingescannten Dokuments zu zweifeln und bestreitet keine Partei die Echtheit, entfaltet ein eingescanntes Dokument somit die gleiche Beweiskraft wie ein Originaldokument.
Wird die Echtheit aber glaubwürdig bestritten, muss diejenige Partei, welche aus dem Dokument Ansprüche ableiten will, dessen Echtheit beweisen. Aus Sicht des Arbeitgebenden könnte sich diese Frage bspw. bei der Geltendmachung eines Konkurrenzverbots stellen, wenn sich der Arbeitgebende darauf berufen möchte und der Arbeitnehmende bestreitet, dass die eingescannte Unterschrift unter dem Konkurrenzverbot seine ist. In diesem Fall ist es für den Arbeitgebenden aus beweistechnischer Sicht natürlich einfacher, wenn er den schriftlich unterzeichneten Arbeitsvertrag mit dem Konkurrenzverbot im Original vorweisen kann. Es ist somit zu empfehlen, anspruchsbegründende Dokumente weiterhin nicht nur elektronisch, sondern zusätzlich im Original aufzubewahren.
Andere Dokumente, welche für den Arbeitgebenden keine Ansprüche begründen wie bspw. Arbeitszeugnisse können hingegen ohne Problem nur elektronisch aufbewahrt werden.
Elektronischer Arbeitsvertrag?
Und wie sieht es mit dem Arbeitsvertrag aus? Soweit das Gesetz nichts anderes vorschreibt (wie bspw. beim Lehrvertrag und beim Konkurrenzverbot), ist der Abschluss eines Arbeitsvertrages an keine besondere Form gebunden (Art. 320 OR). Der Arbeitsvertrag kann somit auch mündlich vereinbart werden. In der Regel werden Arbeitsverträge aber aus Beweisgründen schriftlich abgefasst. Auch beim Arbeitsvertrag gilt das oben Gesagte und das digitale Aufbewahren schränkt die Beweiskraft eines Arbeitsvertrages nicht ein. Bestreitet eine Vertragspartei die Echtheit des Arbeitsvertrages oder der eingescannten Unterschriften, wird ein Gericht auch hier im Rahmen der freien Beweiswürdigung auf die tatsächlichen Verhältnisse abstellen.
Fazit
Aus rechtlicher Sicht gibt es keine Pflicht, Dokumente eines Personaldossiers im Original aufzubewahren. Sämtliche arbeitsvertraglichen Dokumente dürfen daher elektronisch abgelegt werden. Aus Beweisgründen wird empfohlen, anspruchsbegründende Dokumente weiterhin im Original aufzubewahren.
Besonderes Augenmerk ist bei elektronischen Personaldossiers auf die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen wie Zugriffsbeschränkungen und Sicherstellung der Datensicherheit zu legen.
Für weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem Eva Bruhin, stv. Bereichsleiterin Bereich Arbeitgeberpolitik (e.bruhinnoSpam@swissmem.ch), gerne zur Verfügung.