Dans le cadre de la numérisation, de nombreuses entreprises passent à un dossier personnel électronique sans papier. Cela ne concerne pas seulement les aspects techniques, mais aussi les questions juridiques, comme par exemple quels documents doivent être conservés électroniquement et quels dossiers doivent être conservés dans leur format d’origine.
Contenu du dossier personnel et protection des données
Le dossier personnel comprend différents documents et données d’un collaborateur. Dans le cadre de la numérisation, il convient de vérifier d’abord quels documents peuvent être réunis et conservés conformément au règlement sur la protection des données.
Les données personnelles des collaborateurs doivent être directement liées aux rapports de travail (élaboration, développement et fin des rapports de travail) (art. 328b CO). Selon le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), il s’agit notamment :
- des données personnelles, de l’adresse
- des dossiers de candidature, des références
- du contrat de travail, des accords sur les primes, des accords sur la formation continue, des évaluations
- des données sur le salaire et les assurances
- des absences (vacances, maladie/accident, service militaire)
- des mesures disciplinaires (avertissements, blâmes, amendes)
En revanche, les dossiers de candidature des candidats qui ont été refusés doivent leur être retournés ou détruits, à moins que le candidat ait expressément accepté que l’entreprise les conserve plus longtemps.
Exigence de la forme écrite et archivage électronique
D’un point de vue juridique, rien ne s’oppose à la gestion électronique d’un dossier personnel. Certes, les documents relatifs aux rapports de travail sont également soumis à l’obligation de conservation, même si celle-ci est limitée dans le temps. Or, l’obligation de conservation est remplie si les documents concernés sont archivés électroniquement et peuvent être consultés à tout moment.
Toutefois, certains documents relatifs au contrat de travail doivent être rédigés par écrit et signés de la main de l’employeur. Il s’agit notamment des contrats de travail spécifiques, comme le contrat d’apprentissage, de l’interdiction de concurrence en vertu du contrat de travail, du certificat de travail et - si le contrat de travail le prévoit - du licenciement.
Force probante des documents archivés électroniquement
Pour ces documents, la question se pose de savoir s’ils perdent leur force probante lorsqu’ils sont scannés et archivés électroniquement. Les documents numérisés peuvent servir de preuve au même titre que les documents traditionnels. Selon la doctrine juridique, ils sont également considérés comme titres de preuve même s’il s’agit simplement de documents imprimés scannés. Le tribunal juge les preuves à sa libre appréciation. S’il n’y a aucune raison de douter de l’authenticité d’un document scanné et si aucune partie n’en conteste l’authenticité, un document scanné a donc la même force probante qu’un document original.
Mais si l’authenticité est contestée de manière crédible, c’est à la partie qui veut tirer des droits directs du document d’en prouver l’authenticité. Du point de vue de l’employeur, cette question pourrait se poser par exemple si une partie veut faire valoir son droit d’une clause de non-concurrence, si l’employeur veut s’en prévaloir et que le travailleur conteste qu’il s’agisse de sa signature sous la clause de non-concurrence scannée. Dans ce cas, il est évidemment plus facile pour l’employeur de fournir la preuve s’il peut présenter l’original du contrat de travail signé par écrit et comprenant la clause de non-concurrence. Il est donc recommandé de conserver les documents justifiant les droits non seulement sous forme électronique, mais aussi en version originale.
D’autres documents qui ne donnent aucun droit à l’employeur, comme les certificats de travail, peuvent par contre être conservés sans problème uniquement sous forme électronique.
Contrat de travail électronique ?
Qu’en est-il du contrat de travail ? Sauf disposition contraire de la loi (par exemple pour le contrat d’apprentissage et la clause de non-concurrence), le contrat de travail individuel n’est soumis à aucune forme spéciale (art. 320 CO). Le contrat de travail peut donc aussi être conclu oralement. Mais, pour des raisons de preuve, les contrats de travail sont généralement rédigés par écrit. Les déclarations précédentes s’appliquent également au contrat de travail et la conservation numérique ne limite pas la force probante d’un contrat de travail. Si l’une des parties contractantes conteste l’authenticité du contrat de travail ou des signatures scannées, un tribunal se basera ici aussi sur les circonstances réelles dans le cadre de la libre appréciation des preuves.
Conclusion
D’un point de vue juridique, il n’existe pas d’obligation de conserver l’original d’un dossier personnel. Tous les documents relatifs au contrat de travail peuvent donc être archivés électroniquement. Pour des raisons de preuve, nous recommandons de conserver les originaux des documents justifiant les droits.
En ce qui concerne les dossiers électroniques du personnel, il convient d’accorder une attention particulière aux conditions-cadres relatives à la protection des données, telles que les restrictions d’accès et la garantie de la sécurité des données.
Pour toute question, Madame Eva Bruhin, suppléante de la cheffe de la division Politique patronale, se tient volontiers à la disposition des entreprises membres de Swissmem (e.bruhinnoSpam@swissmem.ch).