Ein Arbeitszeugnis ist von einer hierarchisch übergeordneten, leitenden Person zu unterzeichnen. Handelt es sich beim Arbeitgeber um eine natürliche Person, hat diese selbst zu unterschreiben. Bei juristischen Personen muss die Unterzeichnung durch einen Vertretungsberechtigten erfolgen. Bei letzterem ist zu beachten, ob die unterzeichnende Person einzel- oder kollektivunterschriftsberechtigt ist. Bei Kollektivunterschrift zu zweien ist das Arbeitszeugnis durch eine zweite unterzeichnungsberechtigte Person zu unterschreiben.
Kein Anspruch auf Unterzeichnung durch bestimmte Vorgesetzte
Es besteht kein Anspruch des Arbeitnehmers auf die Unterzeichnung durch eine bestimmte vorgesetzte Person. Ebenso wenig kann der Arbeitnehmer verlangen, dass eine ihm unliebsame Person das Arbeitszeugnis nicht unterzeichnet.
Eigenhändige Unterschrift
Das Arbeitszeugnis muss eigenhändig unterzeichnet werden. Das Einsetzen einer vorgedruckten, im System hinterlegten bzw. eingescannten Unterschrift genügt demnach nicht. Eine qualifizierte elektronische Unterschrift nach Art. 14 Abs. 2bis OR wäre einer eigenhändigen Unterschrift grundsätzlich gleichgestellt und im Rechtsverkehr rechtsgültig, würde aber der beim Arbeitszeugnis geltenden «Verkehrsüblichkeit*» widersprechen, weshalb der Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein tatsächlich eigenhändig unterzeichnetes Arbeitszeugnis hat (Hardcopy).
*Verkehrsüblichkeit bedeutet im Wesentlichen, dass ein Arbeitszeugnis nicht von den gängigen Normen abweichen soll, weil dadurch das Fortkommen des Arbeitnehmers gefährdet werden kann. Das bedeutet bspw. auch, dass das Arbeitszeugnis maschinengeschrieben sein muss und nicht handschriftlich abgefasst werden darf.
Keine Unterzeichnung durch aussenstehende Dritte – Konkurs oder Betriebsübergang
Ebenfalls unzulässig ist die Unterzeichnung durch eine aussenstehende Drittperson bspw. ein Personalbüro. Die Unterzeichnung muss gemäss Art. 330a Abs. 1 OR durch den Arbeitgeber erfolgen. Diese Frage kann insbesondere bei einem Betriebsübergang oder Konkurs relevant werden.
Geht das Arbeitsverhältnis bei einem Betriebsübergang auf den neuen Arbeitgeber über, gilt dies auch für die Pflicht zur Ausstellung des Arbeitszeugnisses. Der neue Arbeitgeber hat sich beim alten Arbeitgeber über den Inhalt des Arbeitszeugnisses zu informieren. Bis zum Datum des effektiven Betriebsübergangs kann der Arbeitnehmer aber noch vom alten Arbeitgeber die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses verlangen. Lehnt der Arbeitnehmer den Betriebsübergang ab, sind bis zur Beendigung der gesetzlichen Kündigungsfrist sowohl der alte wie auch der neue Arbeitgeber zur Ausstellung des Arbeitszeugnisses verpflichtet.
Im Falles eines Konkurses ist zu unterscheiden, ob die Konkursverwaltung als Vertretung der Konkursmasse in das Arbeitsverhältnis eintritt oder nicht. Wurde ein Konkursverwalter eingesetzt, ist dieser zur Ausstellung des Arbeitszeugnisses verpflichtet. Dabei hat er sich – wie beim Betriebsübergang - beim alten Arbeitgeber über den Inhalt des Arbeitszeugnisses zu informieren. Der Konkursverwalter kann das Arbeitszeugnis selbst unterschreiben oder den/die früheren Vorgesetzten dazu bevollmächtigen, wenn diese keine offizielle Zeichnungsberechtigung mehr haben. Ohne Konkursverwalter verbleibt die Pflicht zur Ausstellung des Arbeitszeugnisses beim Arbeitgeber.
Für weitere Fragen steht den Mitgliedfirmen von Swissmem Eva Bruhin, stv. Bereichsleiterin Bereich Arbeitgeberpolitik (e.bruhinnoSpam@swissmem.ch), zur Verfügung.